Бумажные архивы компаний: бухгалтерия, кадры, договоры
Trip77.at: архивное хранение документов вашей организации в Москве
Trip77.at принимает на хранение архивы организаций в Москве: бухгалтерию, личные дела, договоры и всё, что по закону нельзя выбросить ещё несколько лет, а то и десятилетий. Если вы искали нас как Trip77 at, вы на месте. Ниже разобрано, сколько хранить разные документы, сколько хранение стоит на рынке и как передать архив так, чтобы потом найти в нём любое дело.
Если коротко
- Хранить архив вне офиса законно: правила Росархива с сентября 2023 года прямо разрешают передать документы по договору организации, для которой хранение входит в уставную деятельность.
- Это нужно компаниям, у которых короба заняли кабинет, бухгалтерия ушла на аутсорс, впереди переезд, реорганизация или ликвидация.
- По рынку Москвы хранение 100 коробов стоит примерно от 3 100 руб. в месяц, при этом у многих архивов есть минимальный платёж от 10 000 руб. Цены примерные, вашу сумму посчитаем после заявки.
- Передача складывается из описи, упаковки, вывоза и приёма по акту, а срок зависит от объёма и от того, оформлены ли дела.
- Что делать сейчас: прикиньте число коробов и годы документов, затем оставьте заявку или позвоните.
§ 1Можно ли законно держать архив не у себя в офисе?
Да. Правила организации хранения архивных документов, утверждённые приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 и действующие с 17 сентября 2023 года, разрешают передать документы на хранение по договору организации, для которой такая работа уставная.
Теперь возможность прямо записана в правилах вместе с порядком: договор, акт приёма-передачи, учёт переданных документов. Проще говоря, архив можно держать на чужом стеллаже, если на бумаге всё оформлено.
Кто отвечает за документы после передачи
Обязанность сохранить документы остаётся за вашей организацией: так устроен Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Хранитель отвечает перед вами, а вы перед налоговой, трудовой инспекцией и бывшими сотрудниками. Поэтому в договоре первыми читайте два пункта: как быстро выдают документы и что будет при их утрате.
Какие документы считаются архивными
Правила говорят о документах постоянного и временного (свыше 10 лет) срока, включая дела по личному составу. Пятилетнюю бухгалтерию тоже отдают на хранение, ей хватает короба и описи, а кадровым и постоянным делам нужна архивная обработка.
Штраф по статье 13.20 КоАП невелик, и это обманчиво. Настоящие потери от утраченного архива другие: расходы, которые нельзя подтвердить на налоговой проверке, и спор с бывшим работником о стаже, который нечем закрыть, если пропали приказы и лицевые счета.
§ 2Что входит в хранение у Trip77.at, а что считают отдельно
Основа услуги на рынке одна: место для короба в охраняемом хранилище, его учёт и выдача по запросу. Всё, что требует работы архивиста или машины, обычно оплачивается отдельно. Точный состав для вашего договора согласуем после заявки.
Обычно входит в ежемесячную плату
- место на стеллаже в помещении с охраной и пожарной сигнализацией;
- учёт короба в базе: штрихкод привязан к описи, поэтому короб находят по номеру, а не по памяти кладовщика;
- приём по акту;
- контроль условий хранения: стабильная температура и влажность, защита от света и пыли.
Чаще всего оплачивается отдельно
- архивные короба и маркировка;
- составление описи, если её нет;
- вывоз из офиса и доставка обратно, причём срочная заметно дороже обычной;
- подбор короба или отдельного дела по заявке;
- сканирование и отправка скана;
- уничтожение документов с истёкшим сроком;
- архивная обработка дел: подшивка, нумерация, обложки, описи по правилам.
Депозитарное или оперативное хранение
При депозитарном хранении короба лежат опечатанными, и хранитель знает о содержимом только то, что написано в описи. Это вариант для закрытых периодов. Оперативное хранение ведёт учёт до отдельного дела: оно дороже, зато нужный договор за 2022 год найдут, не перебирая десяток коробов.
Единица счёта
Знаете хотя бы примерное число коробов? С этого начинается расчёт.
Отправить объём§ 3Когда компании отдают архив на сторону
Обычно в трёх случаях: бумаги мешают, ими некому заниматься или компания меняет форму. Ниже пять типовых ситуаций и первое действие в каждой.
- Офис стал тесным
- Короба занимают кладовую, а то и переговорную. Что делать: разделить документы на рабочие (текущий и прошлый год) и закрытые периоды, на хранение отдать только закрытые.
- Сменился главный бухгалтер или бухгалтерия ушла на аутсорс
- Документы остаются без хозяина, и через год никто не помнит, что где лежит. Что делать: принять архив от уходящего сотрудника по описи, а не «коробами из шкафа», и только потом передавать хранителю.
- Переезд
- Платить за лишние метры в новом офисе ради бумаг, к которым обращаются раз в год, невыгодно. Что делать: вывезти архив до переезда, чтобы грузчики не перемешали короба с мебелью и техникой.
- Реорганизация, присоединение
- Документы правопредшественника переходят к правопреемнику вместе с обязанностью их хранить. Что делать: вести описи по каждой организации отдельно, иначе через пять лет их будет не разделить.
- Ликвидация или банкротство
- Часть документов уходит в государственный архив, часть уничтожается, часть хранится до конца срока. Этот случай сложнее остальных, ему отведён раздел про ликвидацию.
Компания пять лет складывала первичку в коробки из-под бумаги с подписью маркером. При передаче треть коробок оказалась смешанной: акты 2019 года вместе с договорами 2023-го. Опись делали заново, и она обошлась дороже года хранения. В таких случаях Trip77.at советует сначала отобрать просроченное и только потом описывать остальное.
§ 4Сколько лет хранить: сроки по основным документам
Бухгалтерские и налоговые документы хранят не меньше пяти лет, кадровые дела 50 или 75 лет, учредительные документы и приказы по основной деятельности постоянно. От этих сроков зависит, что отдавать на хранение, а что уже можно уничтожить.
| Документы | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта | не менее 5 лет после отчётного года | ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» |
| Документы для расчёта и уплаты налогов | 5 лет | подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | постоянно | Перечень типовых управленческих архивных документов, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Устав, учредительные документы, приказы по основной деятельности | постоянно | Перечень, приказ Росархива № 236 |
| Документы по личному составу, законченные до 1 января 2003 г. | 75 лет | ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ |
| Документы по личному составу, законченные после 1 января 2003 г. | 50 лет | ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ |
| Договоры с контрагентами | 5 лет после истечения срока договора | Перечень, приказ Росархива № 236 |
Сведения актуальны на октябрь 2026 года. Для редких видов документов срок ищут по Перечню № 236 и отраслевым перечням.
Пять лет считают от даты документа. Правильно считать после отчётного года: акт от марта 2021 года относится к отчётности за 2021 год, значит, хранить его нужно до конца 2026-го, а уничтожать можно с 2027 года.
Не уверены, какие короба уже можно уничтожить? Пришлите список лет и видов документов.
Спросить про сроки§ 5Сколько стоит архивное хранение в Москве
На рынке Москвы место для одного короба стоит десятки рублей в месяц, но итоговую сумму определяют минимальный ежемесячный платёж и разовые работы: опись, вывоз, обработка дел.
Ниже средние цены по прайсам московских архивных компаний, по нижним значениям «от». Это ориентир для бюджета; тарифы Trip77.at назовём после заявки.
| Услуга | Цена по рынку | Что влияет |
|---|---|---|
| Хранение 100 архивных коробов в месяц | от 3 100 руб. | режим хранения, частота запросов |
| Минимальный ежемесячный платёж за хранение | от 10 000 руб. | условия конкретного хранилища |
| Архивная обработка одного дела постоянного срока или по личному составу | от 800 руб. | состояние документов, число листов в деле |
| Сканирование 1 000 листов А4 | от 2 100 руб. | поточное или планшетное, нужна ли расшивка |
| Конфиденциальное уничтожение 100 кг документов | от 900 руб. | вывоз, присутствие вашего сотрудника, вид уничтожения |
Все цены примерные и показывают средний уровень рынка Москвы. Стоимость считается индивидуально под ваш объём и состояние документов, окончательную сумму называем после заявки. Сведения актуальны на октябрь 2026 года.
Что делает счёт больше, а что меньше
Сумма растёт, когда документы приходят россыпью без описи, нужен учёт до дела, запросы частые и срочные или в архиве много кадровых дел под обработку. Снижают счёт готовые описи, длинный договор и отбор просроченного до передачи.
Если в архиве больше 10 лет документов, начните с экспертизы ценности. Нередко треть коробов можно законно уничтожить, и хранение сразу дешевеет.
Прикиньте бюджет на своих цифрах
Примеры посчитаны по тем же средним ценам, калькулятор под таблицей пересчитает их под ваш объём.
| Пример | Объём | Хранение в месяц | Итого за период |
|---|---|---|---|
| Небольшая фирма | 60 коробов, 12 месяцев | от 10 000 руб. | от 120 000 руб. |
| Средний архив | 600 коробов, 12 месяцев | от 18 500 руб. | от 223 000 руб. |
| Подготовка к ликвидации | 250 кадровых дел в обработку, 200 коробов на 6 месяцев | от 10 000 руб. | от 260 000 руб. |
Это примеры, а не предложение: цены примерные, реальная стоимость считается индивидуально и называется после заявки. В первом примере срабатывает минимальный платёж, поэтому месяц стоит дороже, чем 60 коробов по средней цене.
Получилась сумма, с которой можно идти к руководителю? Пришлите объём, и мы пересчитаем по нашим тарифам.
Запросить расчёт§ 6Как проходит передача архива: от звонка до акта
Шесть шагов: оценка объёма, договор, подготовка коробов и описи, вывоз, приём по акту и дальше выдача по заявке. Длительность каждого шага зависит прежде всего от того, в каком состоянии документы.
Оценка объёма
Вы называете число коробов или шкафов, виды документов и годы; большой архив смотрят на месте.
Договор
Закрепляют тарифы, сроки выдачи, ответственность за утрату и условия возврата архива.
Подготовка коробов и описи
Документы раскладывают по годам и видам, укладывают в короба со штрихкодами и составляют опись каждого короба. Это можно сделать своими силами или поручить Trip77.at.
Вывоз
Короба грузят и везут в хранилище. В московских бизнес-центрах заранее заказывают пропуск для машины и время на грузовом лифте.
Приём по акту
Хранитель сверяет короба с описью и подписывает акт приёма-передачи. Расхождения фиксируют сразу, пока все стороны рядом.
Выдача по заявке
Нужный короб или дело привозят в офис либо сканируют.
§ 7Что подготовить до передачи
Минимум — список того, что отдаёте, и человек, который подпишет акт. Остальное из чек-листа ускоряет работу и уменьшает счёт.
- Назначьте ответственного за архив приказом или распоряжением: он подписывает акты и заказывает выдачу.
- Составьте перечень: виды документов и годы, хотя бы таблицей в Excel.
- Найдите номенклатуру дел, если её ведут.
- Соберите описи прошлых лет, если они есть.
- Отделите кадровые документы от бухгалтерских.
- Достаньте из коробов то, что нужно в работе: действующие договоры, доверенности, документы на имущество.
- Отложите в отдельную стопку документы с истёкшим сроком: их уничтожают по акту, а не хранят.
- Узнайте у управляющей компании здания про пропуск для машины, грузовой лифт и часы погрузки.
Чек-лист заполнен наполовину? Это нормально, остальное доделаем вместе.
Начать с заявки§ 8Ошибки, из-за которых архив дорожает или теряется
Самые дорогие ошибки совершают до передачи: отдают россыпь без описи, смешивают годы и виды документов, не читают условия выдачи.
- Короба без описи. Когда понадобится один договор, придётся заказывать и оплачивать подбор нескольких коробов, а иногда платить архивисту за поиск.
- Хранение просроченного. Годами оплачивается бумага, которую можно было законно уничтожить ещё до передачи.
- Неподшитые кадровые дела. Пока компания работает, это незаметно. При ликвидации госархив их в таком виде не примет, а срочная обработка всегда дороже плановой.
- Не выяснили сроки выдачи. Требование налоговой пришло, а короб по договору везут несколько дней.
- Уничтожили сами, без акта. Нечем доказать, что документы уничтожены законно и по истечении срока. Для проверяющего это выглядит как утрата.
- Не прописали выход из договора. Перейти к другому хранителю или забрать архив обратно бывает дороже, чем хранить его ещё год.
Поэтому в Trip77.at сначала разбираются, что лежит в коробах, и только потом считают хранение.
§ 9Свой шкаф, склад, архивная компания или сканы?
Небольшой объём разумно держать у себя. Когда коробов больше сотни или документы нужны редко, стороннее хранение обычно выгоднее. Сканы удобны для поиска, но бумажный оригинал не отменяют.
| Вариант | Плюсы | Минусы | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| Хранить в офисе | документ под рукой, нет внешних договоров | занимает дорогие метры, нужен ответственный сотрудник | компаниям с архивом в несколько шкафов |
| Арендовать склад самим | дешёвый квадратный метр | нет учёта, охраны документов и условий хранения; поиск дела превращается в поездку | на наш взгляд, почти никому: экономия съедается временем сотрудников |
| Передать архивной компании | учёт, выдача по заявке, сканы, уничтожение и сдача в госархив у одного исполнителя | минимальный платёж, документ приезжает не мгновенно | компаниям с сотнями коробов и закрытыми периодами |
| Отсканировать и хранить электронно | быстрый поиск, доступ нескольким сотрудникам | по общему правилу бумажный оригинал всё равно хранят весь срок; сканирование стоит денег | в паре с бумажным хранением, для документов, к которым часто обращаются |
На практике разумнее всего комбинация: два последних года в офисе, закрытые периоды в хранилище, ходовые дела ещё и в сканах.
Колеблетесь между офисом и хранилищем? Посчитаем оба варианта на ваших цифрах.
Сравнить на своём объёме§ 10Как выбрать архивную компанию и что проверить в договоре
Смотрите не на цену короба, а на условия выдачи, ответственность за утрату и стоимость выхода из договора. Разница в несколько рублей за короб теряется на фоне одной срочной доставки.
- Хранение документов указано среди видов деятельности исполнителя: этого требуют правила Росархива.
- В договоре есть адрес хранилища, и его можно приехать посмотреть.
- Прописаны сроки и цена обычной и срочной выдачи.
- Ответственность за утрату и порчу сформулирована конкретно: что возмещается и как считается.
- Есть условия о конфиденциальности и обработке персональных данных.
- Понятно, сколько стоит и сколько длится возврат архива при расторжении; нет штрафа за досрочный выход.
- Указаны минимальный ежемесячный платёж и правило изменения тарифов.
Попросите проект договора до встречи, в том числе у Trip77.at: юрист должен прочитать условия выдачи и ответственности спокойно, а не на переговорах.
§ 11Архивы организаций в Москве: что важно знать именно здесь
В Москве своя архивная система: государственными архивами города руководит Главное архивное управление города Москвы (Главархив), в его составе работает Центральный государственный архив города Москвы. Туда уходят документы московских организаций при ликвидации.
Госархивы и городские сервисы
У Главархива есть методические рекомендации по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу перед передачей в госархивы города. По ним проверяют описи, так что дела готовят по московским правилам, а не по шаблону из интернета.
Бывшие сотрудники ищут свои кадровые документы через портал mos.ru: там можно заказать архивную справку или копию, а электронная копия приходит в личный кабинет не позднее 20 рабочих дней. С февраля 2026 года на портале работает поиск мест хранения документов о трудовой деятельности. Если дела до архива не дошли, человек придёт с претензией к бывшему работодателю.
Москва или область
Документы при ликвидации передаются по месту регистрации организации. Если юрлицо зарегистрировано в Московской области, а офис был в Москве, дела пойдут в областной архив, у которого свои требования и график. Адрес в ЕГРЮЛ решает больше, чем адрес офиса.
Логистика
Въезд грузовиков внутрь МКАД и особенно ТТК ограничен, поэтому архивы возят на небольших машинах. В «Москва-Сити», на Садовом и в старом центре погрузку согласуют с управляющей компанией здания.
Путь документа
Офис в центре и сложный въезд? Расскажите об этом в заявке, учтём при расчёте вывоза.
Описать адрес и объём§ 12Ликвидация компании в Москве: что делать с архивом
Документы по личному составу и архивные документы, срок хранения которых не истёк, ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передаёт в упорядоченном виде в государственный или муниципальный архив по договору. Документы с истёкшим сроком уничтожают по акту.
Это требование статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ, и отвечает за него ликвидатор.
Порядок работ
- Экспертиза ценности: отбор того, что подлежит передаче, хранению и уничтожению.
- Уничтожение документов с истёкшим сроком по утверждённому акту.
- Научно-техническая обработка: дела расшивают и подшивают заново, нумеруют листы, оформляют лист-заверитель и обложку с крайними датами.
- Описи отдельно по личному составу и отдельно по остальным делам; их согласуют с экспертной комиссией архива.
- Договор с государственным архивом и передача дел по акту.
Госархив принимает только упорядоченный массив. Если начинать обработку за месяц до планируемой даты ликвидации, сроки почти наверняка сдвинутся. Мы бы советовали заняться архивом сразу после решения о ликвидации, параллельно с инвентаризацией.
Акт приёма дел государственным архивом сохраните: к нему возвращаются, когда кто-то разыскивает кадровые документы закрытой компании. Подготовку дел к передаче в госархив обычно считают отдельно от хранения, и Trip77.at не исключение: стоимость зависит от числа дел и их состояния, её назовём после заявки.
Идёт ликвидация и времени мало? Напишите, сколько было сотрудников и за какие годы.
Обсудить сроки ликвидации§ 13Что ещё спрашивают перед тем, как отдать архив
Вопросы, которые не вошли в разделы выше. Подробности уточним по телефону или в переписке.
Договор и доступ к документам
Сколько ждать, если документ понадобился срочно?
Столько, сколько записано в договоре, поэтому этот пункт стоит читать первым. Обычно есть стандартная доставка на следующий рабочий день и срочная, и стоят они по-разному. Если хватит копии, быстрее заказать скан дела.
Что будет с архивом, если мы захотим уйти к другому подрядчику?
Архив возвращают вам или передают новому хранителю по акту, сверяя короба с описью. Платить обычно приходится за подбор коробов и транспорт, иногда за изъятие каждого короба. В Trip77.at эти условия обсуждают до подписания договора, и так стоит делать с любым хранителем.
Trip77at и Trip77.at — это одна компания?
Да, это одно и то же: в поиске название часто набирают без точки или с пробелом, как Trip77 at. Сайт, телефон и мессенджеры на этой странице принадлежат нам.
Документы и сроки
Можно ли отдать на хранение действующие договоры?
Можно, но мы бы не советовали отправлять на склад то, что нужно в работе каждый месяц. Действующие договоры, доверенности и документы на имущество разумнее держать в офисе, а на хранение передавать закрытые периоды.
Нужно ли подшивать бухгалтерию перед сдачей на хранение?
Для документов со сроком хранения пять лет подшивка не обязательна: достаточно уложить их в короба по годам и видам и составить опись. Подшивка, нумерация листов и лист-заверитель нужны делам постоянного и долговременного хранения и делам по личному составу. Это требование правил архивного хранения, и без него госархив дела не примет.
Что делать с документами, у которых срок хранения закончился?
Их отбирают экспертизой ценности, составляют акт о выделении к уничтожению и утверждают его у руководителя, после чего бумагу уничтожают.
Можно хранить кадровые документы только в электронном виде?
Только те, что изначально оформлены электронно: Трудовой кодекс (статьи 22.1–22.3) разрешает вести кадровый документооборот в электронной форме. Если приказ или договор подписан на бумаге, скан его не заменяет, оригинал хранится весь положенный срок.
Деньги и проверки
Почему минимальный платёж, если у нас всего 20 коробов?
Потому что у хранилища есть постоянные расходы на учёт, охрану и выдачу, которые не зависят от числа коробов. По рынку Москвы минимальный ежемесячный платёж начинается примерно от 10 000 руб.
Налоговая прислала требование, а документы в архиве. Это нарушение?
Нет, если вы представите документы в срок. По пункту 3 статьи 93 Налогового кодекса на это даётся десять дней, а дни в Налоговом кодексе считаются рабочими. Закажите доставку нужных коробов или сканы сразу после получения требования, а не в последний день.
Кто отвечает, если архивная компания потеряет документы?
Перед налоговой, трудовой инспекцией и бывшими сотрудниками отвечает ваша организация. С хранителя вы взыскиваете убытки по договору, поэтому условие об ответственности за утрату и порчу должно быть прописано конкретно.
§ 14Если читать только это
- Хранить архив у сторонней организации разрешено приказом Росархива № 77, но отвечаете за документы по-прежнему вы.
- Бухгалтерию храните не меньше пяти лет после отчётного года, кадровые дела 50 или 75 лет, устав и приказы постоянно.
- По рынку Москвы хранение 100 коробов стоит примерно от 3 100 руб. в месяц, минимальный платёж около 10 000 руб.; ваша сумма считается индивидуально.
- До передачи уничтожьте просроченное по акту: это самый простой способ платить меньше.
- Без описи архив дешевле сдать, но дороже потом искать.
- В договоре первым делом проверьте сроки выдачи, ответственность за утрату и условия выхода.
- При ликвидации в Москве кадровые дела уходят в государственный архив по месту регистрации, и только в упорядоченном виде.
Заявка на расчёт хранения архива
Что будет после отправки. Мы свяжемся с вами по указанному номеру, уточним объём, виды документов и адрес, после чего назовём стоимость для вашего случая.
Или позвоните: +7 (495) 601-45-14
Или напишите нам в Telegram — можно сразу прислать фото коробов и шкафов, по ним проще оценить объём.
Как связаться с Trip77.at в Москве
Работаем с организациями Москвы. Удобнее всего начать со звонка или сообщения в мессенджере; в поиске Telegram нас находят по имени Trip77, а не Trip77at.